Zukunfts­räume fle­xi­bel gestal­ten

Zukunfts­räume fle­xi­bel gestal­ten

Trends und Ten­den­zen für die Arbeits­wel­ten über Corona hin­aus

Glaubt man Medi­en­be­rich­ten, so prü­fen Fir­men­chefs welt­weit, ob sie ihre teu­ren Immo­bi­lien noch brau­chen, weil das Home-Office so gut funk­tio­niert. Ist das nur ein vor­über­ge­hen­der Trend oder ist das Büro, so wie wir es kann­ten, ein Aus­lauf­mo­dell? Marco Wag­ner, Geschäfts­füh­rer der rhe­form – Work­pla­ce­In­no­va­tion GmbH, sieht die Dinge dif­fe­ren­zier­ter. Mit sei­nem Team kon­zi­piert er inno­va­tive Work­place-Kon­zepte. Aus ihnen her­aus ent­ste­hen neue Arbeits- und Lern­wel­ten für Groß­un­ter­neh­men, Hoch­schu­len und Wis­sen­schafts­ein­rich­tun­gen sowie für Mit­tel­ständ­ler.

Sie­ben Fra­gen und Ant­wor­ten zu Pro­duk­ti­vi­tät im Groß­raum­büro, den drei Fak­to­ren guter Raum­pla­nung und warum das Büro als Arbeits­ort wei­ter­hin eine Zukunft hat.

Wel­che Raum­stra­te­gie emp­feh­len Sie aktu­ell Ihren Kun­den im Kon­text der Corona-Schutz­maß­nah­men?

Ich fände es ver­mes­sen, eine pau­schale Vor­ge­hens­weise zu emp­feh­len, wie Unter­neh­men oder Insti­tu­tio­nen auf die Her­aus­for­de­run­gen der Pan­de­mie reagie­ren sol­len. Das ist eine Auf­gabe, die wir nur gemein­sam mit den Kun­den erar­bei­ten kön­nen, indem wir die indi­vi­du­el­len Ansich­ten, die spe­zi­fi­schen gesetz­li­chen Rege­lun­gen und das jewei­lige Ver­ant­wor­tungs­be­wusst­sein gegen­über der Beleg­schaft berück­sich­ti­gen.

Wir dür­fen ja nicht ver­ges­sen: Selbst wenn wir die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter auf den Büro­flä­chen weit aus­ein­an­der­set­zen und Schutz­maß­nah­men ein­zie­hen, so begeg­nen sich die Men­schen wei­ter­hin im Gebäude auf den Wegen zu unter­schied­li­chen Orten wie Kan­tine, Tee­kü­che, Bespre­chungs­räu­men oder Toi­let­ten. Und Corona ist, wie wir sehen, ein Thema, das uns alle noch län­ger beschäf­ti­gen wird. Die damit ver­bun­de­nen Her­aus­for­de­run­gen las­sen sich auch nicht allein über ein Raum­kon­zept lösen. Hier ist viel­mehr das ganze Unter­neh­men mit Ver­ant­wort­li­chen aus allen Berei­chen auf­ge­for­dert, den eige­nen Stand­punkt zu klä­ren und das für sie pas­sende Kon­zept für die Zukunft zu ent­wi­ckeln. Von daher emp­fehle ich Kun­den, ihre Raum­stra­te­gie sehr genau zu über­den­ken, damit die coro­nabe­ding­ten Umbau­maß­nah­men die gewünschte Fle­xi­bi­li­tät von Arbeits­um­ge­bun­gen mit­tel- und lang­fris­tig nicht ein­schrän­ken.

Skizze
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Was macht eine gute Raum­stra­te­gie aus?

Sie sollte maß­ge­schnei­derte Lösun­gen lie­fern, Per­spek­ti­ven bie­ten und nicht nur auf den Sta­tus quo reagie­ren. Das ist deut­lich mehr als nur eine hippe neue Büro­welt zu kon­zep­tio­nie­ren, wie man sie zum Bei­spiel aus den ange­sag­ten Tech­no­lo­gie­un­ter­neh­men kennt. Wir sehen unsere Auf­gabe darin, gemein­sam mit den Kun­den für jeden Bereich und jede Anfor­de­rung die idea­len Bedin­gun­gen zu ent­wi­ckeln und der Viel­falt an Men­schen und Kul­tu­ren im Unter­neh­men gerecht zu wer­den.

Wie gelingt Ihnen das?

Das geschieht im ers­ten Schritt über eine klas­si­sche Ana­ly­se­phase, in der wir uns mit unse­ren Kun­den inten­siv über die Ziel­set­zung und Vision aus­tau­schen und die Anfor­de­run­gen der ein­zel­nen Arbeits­plätze klä­ren – heute und in Zukunft. Wir ana­ly­sie­ren die ein­zel­nen Arbeits­wei­sen genau und ermit­teln die Anteile an krea­ti­ver, kol­la­bo­ra­ti­ver Tätig­keit und an kon­zen­trier­ter Ein­zel­ar­beit. Außer­dem betrach­ten wir die Kom­mu­ni­ka­tion in unter­schied­li­chen Kon­stel­la­tio­nen und Nach­bar­schaf­ten. Mit die­sen Ergeb­nis­sen gehen wir in die Kon­zept- und Pla­nungs­phase, an deren Ende dann die Umset­zung steht. Das ist das, wofür wir bei der rhe­form ste­hen: Wir erstel­len eine ziel­ori­en­tierte Bedarfs­pla­nung. Denn es ist doch ganz klar: Eine Juris­tin, die sich mit kom­ple­xen Ver­trags­wer­ken beschäf­tigt, hat andere Bedürf­nisse an ihr Arbeits­um­feld als ein Krea­ti­ver aus dem Mar­ke­ting oder Per­so­nal­ver­ant­wort­li­che, die ver­trau­li­che Gesprä­che füh­ren.

Das heißt, Sie hal­ten nichts von Groß­raum­bü­ros?

Nicht im klas­si­schen Sinn, wenn man unter einem Groß­raum­büro eine Büro­flä­che mit 20, 30 oder auch 50 anein­an­der auf­ge­reih­ten Arbeits­plätze ver­steht. Unter sol­chen Bedin­gun­gen würde auch ich nicht arbei­ten wol­len. In Groß­raum­bü­ros die­ser Art lässt sich näm­lich nicht wirk­lich effek­tiv arbei­ten und die Men­schen füh­len sich unwohl. Das zei­gen auch Stu­dien: Je mehr Men­schen auf einer Flä­che sit­zen, desto grö­ßer ist die Unzu­frie­den­heit. Diese Stu­dien bezie­hen sich aber meis­tens auf Büros mit feh­len­den Aus­weich­mög­lich­kei­ten oder auf schlecht umge­setzte Groß­raum­kon­zepte. Und viele die­ser Stu­dien blen­den wich­tige Fak­to­ren aus, die stark mit der Büro­struk­tur ver­bun­den sind, wie zum Bei­spiel Auf­ga­ben, Rol­len und Ver­ant­wort­lich­kei­ten sowie die Unter­neh­mens­kul­tur. (1)

Wir bei der rhe­form – Work­pla­ce­In­no­va­tion den­ken vor allem in einem struk­tu­rier­ten, gut geglie­der­ten Mix aus offe­nen, halb­of­fe­nen und geschlos­se­nen Arbeits­flä­chen, der sich ziel­ge­rich­tet an die Bedürf­nisse des jewei­li­gen Unter­neh­mens aus­rich­tet. Bei den offe­ne­ren Struk­tu­ren, den so genann­ten „Mul­tispaces“, ach­ten wir auf aus­rei­chend Rück­zugs­raum für kon­zen­trier­tes Arbei­ten. Unter­schied­li­che Raum­mo­dule schaf­fen außer­dem Orte der Begeg­nung. Diese för­dern und stär­ken die Kom­mu­ni­ka­tion inner­halb der Beleg­schaft. Gestal­te­ri­sche Ele­mente lockern die Flä­chen auf. Unser pri­mä­rer Fokus liegt immer auf „Licht, Luft und guter Akus­tik“. Misst man die­sen Fak­to­ren bei der Kon­zep­tion aus­rei­chend Gewicht bei, ent­steht ein Umfeld, in dem kon­zen­trier­tes Arbei­ten mög­lich ist, wo es eine bunte Viel­falt an unter­schied­li­chen Arbeits­mög­lich­kei­ten gibt und eine freund­li­che, moti­vie­rende Atmo­sphäre herrscht. Über die posi­tive Wir­kung sol­cher Arbeits­wel­ten gibt es jetzt erste sys­te­ma­ti­sche Stu­di­en­ergeb­nisse, die Fak­to­ren wie Füh­rung und Orga­ni­sa­tion berück­sich­ti­gen und uns in unse­rer Vor­ge­hens­weise bestär­ken. (2)

Den­ken Sie über­haupt noch in Prä­sen­z­ar­beits­plät­zen? Mobi­les Arbei­ten ist schließ­lich in vie­len Unter­neh­men nicht mehr nur ein Trend, son­dern Fakt.

Ich bin fest davon über­zeugt, dass es in Ver­wal­tungs- und Fir­men­zen­tra­len auch in Zukunft wei­ter­hin Büro­flä­chen geben wird, wenn auch mit ande­ren Schwer­punk­ten und Nut­zungs­flä­chen. Dazu spielt das Büro als Ort für Aus­tausch und Begeg­nung ein­fach eine viel zu große Rolle – sowohl unter per­sön­lich-mensch­li­chen Gesichts­punk­ten als auch in fach­li­cher Hin­sicht. Ich denke da zum Bei­spiel an den schnel­len Schul­ter­blick am Schreib­tisch, an infor­melle Gesprä­che in der Kaf­fee­kü­che, aber auch an Pha­sen mit inten­si­vem Aus­tausch, wenn es zum Bei­spiel darum geht, The­men zu meh­re­ren krea­tiv und kol­la­bo­ra­tiv vor­an­zu­brin­gen.

Was wir auch nicht ver­ges­sen dür­fen: Nicht jeder Mit­ar­bei­ter hat zu Hause die Ruhe, den Raum und einen ergo­no­misch voll­aus­ge­stat­te­ten Arbeits­platz. Viele Men­schen schät­zen dar­über hin­aus die gere­gel­ten Abläufe, die mit Wege- und Pau­sen­zei­ten den Büro­ar­beits­ta­gen eine klare Struk­tur geben.

All das sind Aspekte, die einen Arbeits­all­tag, eine Arbeits­um­ge­bung und damit auch eine Arbeits­stelle attrak­tiv und abwechs­lungs­reich machen. Das sind Aspekte, die für das Büro spre­chen und die aktu­ell, so habe ich das erlebt, sehr viele Men­schen ver­mis­sen. Ich gehöre da übri­gens auch dazu.

Ergibt sich aber nicht auch ein erheb­li­ches Ein­spar­po­ten­zial in der Flä­che, wenn Men­schen mehr mobil arbei­ten und nur noch für spe­zi­fi­sche Auf­ga­ben ins Büro kom­men?

Prin­zi­pi­ell ja, denn mobi­les Arbei­ten hat defi­ni­tiv eine Aus­wir­kung auf die Flä­che, die Unter­neh­men heute und in Zukunft bele­gen. Die span­nende Frage ist die: Wie gehen die Ver­ant­wort­li­chen mit den Flä­chen um, für die sich auf­grund des Weg­falls von Prä­sen­z­ar­beits­plät­zen ein Ein­spar­po­ten­zial abzeich­net? Wid­men sie diese um in inno­va­tive Module oder strei­chen sie diese aus Kos­ten­grün­den ersatz­los? Die Ant­wor­ten auf diese Fra­gen geben in letz­ter Instanz die Kun­den. Ihre Ant­wor­ten hän­gen maß­geb­lich davon ab, wel­che Vision und Ziel­set­zung sie mit ihren Pro­jek­ten ver­bin­den und wel­cher Unter­neh­mens­kul­tur sie fol­gen.

Bei unse­ren Über­le­gun­gen rich­ten wir unse­ren Blick auf die Viel­falt von Arbeits­mög­lich­kei­ten und zei­gen Alter­na­ti­ven zu dem klas­si­schen, per­sön­lich fest zuge­wie­se­nen Arbeits­platz. Abhän­gig von den jewei­li­gen Tätig­keits­pro­fi­len, Arbeits­wei­sen und gesetz­li­chen Vor­ga­ben gestal­ten wir Flä­chen, die die­sen Anfor­de­run­gen gerecht wer­den. So set­zen wir aber auch unab­hän­gig von zusätz­li­chen Corona-Schutz­maß­nah­men unsere Pro­jekte um. Corona und die damit ver­bun­de­nen Her­aus­for­de­run­gen an die Arbeits­welt haben nur gezeigt, was alles mög­lich ist, was zuvor oft nicht denk­bar war.

Wie bewer­ten Sie per­sön­lich die Aus­wir­kun­gen von Corona auf Ihre Arbeit?

Es wird in Zukunft selbst­ver­ständ­li­cher sein, offe­nere Arbeits­platz­kon­zepte zu initi­ie­ren. Schon jetzt tref­fen wir bei Ver­ant­wort­li­chen und in Beleg­schaf­ten auf viel mehr Ver­ständ­nis und Akzep­tanz, wenn es um The­men wie mobi­les Arbei­ten, Home-Office und Desk Sharing geht. Schließ­lich hat die breite Masse der Men­schen mit einem Büro­job inzwi­schen zwangs­läu­fig Erfah­run­gen mit mobi­lem Arbei­ten gemacht und dazu nun viel­leicht eine andere Hal­tung ent­wi­ckelt.

Jetzt geht es darum, das Thema für die Zukunft kon­struk­tiv zu gestal­ten und den rich­ti­gen Weg zu fin­den. Und der unter­schei­det sich schon zu den in den letz­ten Mona­ten viel­fach erleb­ten 100 Pro­zent Home-Office, womög­lich noch unter erschwer­ten Bedin­gun­gen, wie Home-Schoo­ling oder feh­len­der Kin­der­be­treu­ung.

An die­sem Punkt sehe ich uns als Bera­te­rin­nen und Bera­ter in einer Ver­mitt­ler­funk­tion. Wir kön­nen das Beste aus den unter­schied­li­chen Arbeits­for­men her­aus­ho­len und neue Per­spek­ti­ven eröff­nen. Die Corona-Ein­schrän­kun­gen haben die digi­tale Trans­for­ma­tion in den Unter­neh­men enorm vor­an­ge­trie­ben. Die­sen im Grunde genom­men längst über­fäl­li­gen Ent­wick­lungs­schub kön­nen wir jetzt im Sinne der Men­schen und Unter­neh­men wei­ter­ge­stal­ten und in Kon­zepte über­füh­ren, in denen New Work und Zukunfts­tech­no­lo­gien einen Raum fin­den. Und auf diese Weise, davon bin ich fest über­zeugt, brin­gen wir die Arbeits­welt ins­ge­samt voran.

Marco Wag­ner ist Geschäfts­füh­rer der rhe­form – Work­pla­ce­In­no­va­tion GmbH und dort zustän­dig für den Bereich Inno­va­tive Arbeits- und Lern­wel­ten.

Die Fra­gen, in wel­chen Umge­bun­gen Men­schen ihre Poten­ziale am bes­ten ent­fal­ten und wie sich diese Bedürf­nisse in Ein­klang mit den vor­han­de­nen Res­sour­cen brin­gen las­sen, beschäf­ti­gen den Betriebs­wirt seit über 20 Jah­ren.

Marco Wag­ner bezeich­net sich selbst als „Büro­mensch“. Den direk­ten Kon­takt mit sei­nem Team ver­misst er unter den anhal­ten­den Corona-Ein­schrän­kun­gen am meis­ten.

Stu­di­en­nach­weise

(1) Vgl.: Bern­stein & Waber, 2019: https://hbr.org/2019/11/the-truth-about-open-offices

(2) Vgl.: Enge­len und Kol­le­gen, 2018: https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/09613218.2018.1440958

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