Verwal­tungs­campus 2025 – New Work in einer Behörde

Eine Arbeits­um­ge­bung für jeden Bedarf – vom vertrau­li­chen Tele­fonat bis zum Kunden­be­such

Nach einein­halb Jahren Analyse und Konzep­tio­nie­rung erfolgte eine rich­tungs­wei­sende Entschei­dung: Das Land­ratsamt Groß-Gerau verzich­tete auf einen bereits geplanten Anbau und setzte im Bestand auf die Schaf­fung einer Multispace-Umge­bung.

Die rheform – Work­place­In­no­va­tion GmbH über­zeugte die Auftrag­ge­berin mit einem Konzept, das die vorhan­dene Flächen­qua­lität signi­fi­kant opti­mierte. Damit setzte sie den Start­schuss für drei Pilot­pro­jekte. Im Dezember 2020 ging es los mit einer 400 m² großen Multispace-Umge­bung und einer wesent­lich offe­neren Arbeits­um­ge­bung nach New Work-Krite­rien für die Abtei­lung Finanz­ma­nage­ment.

Flächen­be­darfs­ana­lyse: Neubau versus Bestand

Das Land­ratsamt Groß-Gerau kam aus der klas­si­schen Zell­struktur. Die Mitarbeiter:innen arbei­teten ausschließ­lich in Einzel- oder Zwei­er­büros. Auf eine isolierte Arbeits­um­ge­bung konnten zunächst nur wenige Mitar­bei­tende verzichten. Das zentrale Thema in der Abtei­lung Finanz­ma­nage­ment ist Vertrau­lich­keit. Tele­fo­nate und Kunden­ge­spräche fanden bisher in einer abge­schlos­senen Umge­bung statt.

Die inner­halb eines Jahres reali­sierte neue Büro­welt ist flexibel und kann auf Neue­rungen schnell reagieren, zum Beispiel, wenn mehrere Einheiten neu zusam­men­ge­stellt werden müssen. Mit dem Verzicht auf einen Neubau sparte die Bauherrin nicht nur Kosten, sondern auch Bauma­te­rial – in Hinblick auf Nach­hal­tig­keit und Ressour­cen­scho­nung eine rich­tungs­wei­sende Entschei­dung.

Das neue Büro-Konzept schaffte in der Abtei­lung Finanz­ma­nage­ment nicht nur mehr Platz auf einer Fläche von 400 m², sondern auch eine Büro­um­ge­bung mit einer Viel­falt an unter­schied­li­chen Raum­mo­dulen. Flächen für Kolla­bo­ra­tion und Kommu­ni­ka­tion verbinden Rück­zugs­orte mit Einzel-Arbeits­plätzen.

New Work und Multispace in kommu­nalen Einrich­tungen

Nach zahl­rei­chen Projekten in Unter­nehmen, Hoch­schulen und im kommu­nalen Sektor setzte sich das Team von Marco Wagner (Geschäfts­führer rheform – Work­place­In­no­va­tion GmbH) und Projekt­lei­terin Mahsa Teymouri erneut mit den Bedürf­nissen der Menschen in einer Behörde ausein­ander. Viele Kompo­nenten aus dem New Work-Kontext finden sich in dem zukunfts­fä­higen Flächen­kon­zept wieder:

• Bewe­gung: Die Gehirn­tä­tig­keit wird akti­viert, wenn Mitar­bei­tende mehr­mals täglich Arbeits­plätze zwischen Groß­raum­büro, Einzel-Arbeits­plätzen und Bespre­chungs­räumen wech­seln.
• Sitz­ge­le­gen­heiten: Unter­schied­liche Sitz­ge­le­gen­heiten (auf Büro­stühlen, Hockern, Küchen­stühlen und Sofas) sorgen unter ergo­no­mi­schen Gesichts­punkten für Abwechs­lung in der Körper­hal­tung und schaffen dadurch einen gesund­heit­li­chen Mehr­wert.
• Farben: Die Aufent­halts­qua­lität der Flächen profi­tiert durch natür­li­ches Licht über groß­zü­gige Fenster und ein freund­li­ches Farb­kon­zept.
• Geräusch­re­du­zie­rung: Vonein­ander getrennte Bereiche für Kolla­bo­ra­tion und fokus­sierte, konzen­trierte Einzel­ar­beit unter­stützen ergeb­nis­ori­en­tiertes Arbeiten und Wohl­be­finden der Beleg­schaft.

Den genannten Aspekten folgend reali­sierte das rheform-Team unter anderem folgende Elemente:

• Eine Teeküche mit unter­schied­li­chen Sitz­mög­lich­keiten steht im Zentrum der neuen Büro­welt für den wich­tigen infor­mellen Austausch.
• Die Über­tra­gung des Farb­kon­zepts auf einen Teppich­boden mit farbigen Quadraten dient der Orien­tie­rung.
  • Blaue Würfel leiten zu Ruhe­be­rei­chen für konzen­triertes Arbeiten.
  • Dunkel­blau steht für (noch mehr) Konzen­tra­tion oder vertrau­liche Gespräche mit Kunden vor Ort und weist den Weg in abge­schirmte Bereiche.
  • Rot signa­li­siert Akti­vität oder Kommu­ni­ka­tion und leitet in die Bereiche für Kolla­bo­ra­tion.
• Mit akus­ti­schem Stoff bezo­gene Wände und viele Pflanzen unter­drü­cken Geräu­sche. In der Teeküche kommt zusätz­lich eine akus­tisch wirk­same Beleuch­tung zum Einsatz. Ruhe finden Mitar­bei­tende in den drei Think Tanks.

Ausblick auf weitere Planungen mit dem Land­ratsamt Groß-Gerau

Prin­zi­piell über­zeugte das Multispace-Konzept Führungs­kräfte und Mitar­bei­tende. Das ergaben die Rück­mel­dungen aus einer Umfrage nach dem Umzug. So nahm der spon­tane und infor­melle Austausch unter­ein­ander zu, das Zusam­men­ge­hö­rig­keits­ge­fühl wurde gestärkt. Mitar­bei­tende sind von der modernen Ausstat­tung und Technik begeis­tert. Aller­dings haben die Betei­ligten auch verstanden, dass sie noch lange nicht am Ende der „New Work-Reise“ ange­kommen sind und noch einiges zu tun ist. Lang­fristig soll in allen Abtei­lungen des Land­rats­amts Groß-Gerau die alte Zell­struktur durch eine Multispace-Umge­bung ersetzt werden. Das Konzept für die Pilot­flä­chen wurde bereits auf weitere Abtei­lungen ausge­weitet.

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