Tradi­tion und Moderne vereint

Fotos: M.Kolbeck, BVK

Vortrag über das Work­place-Konzept für die BVK

Wie entwi­ckelt man ein zukunfts­fä­higes, nach­hal­tiges Büro­kon­zept für ein eher konser­vativ ausge­rich­tetes Tradi­ti­ons­un­ter­nehmen wie die Baye­ri­sche Versor­gungs­kammer (BVK)? Das von Anfang an in enger Zusam­men­ar­beit mit Kunden, Archi­tekt und Projekt­ent­wickler entsteht? Das die digi­tale Trans­for­ma­tion und die Ansprüche an die Arbeits­plätze der Zukunft berück­sich­tigt?

Diese Fragen beant­wor­teten Marco Wagner, Geschäfts­führer der rheform – Work­place­In­no­va­tion GmbH und Ifige­neia Soula, Bereichs­lei­terin, in einer Veran­stal­tung des Manage­ment Circles in Köln.

Das Projekt

In ihrem Vortrag stellten die beiden Refe­renten das Büro­kon­zept und ihre Vorge­hens­weise vor. Die BVK ist der größte Verbund von zwölf berufs­stän­di­schen und kommu­nalen Alters­ver­sor­gungs­ein­rich­tungen in Deutsch­land. Das Unter­nehmen beschäf­tigt zurzeit rund 1.270 Mitar­beiter. Für 2024 ist die Fertig­stel­lung eines Neubaus vorge­sehen. Das Büro­kon­zept dafür soll digi­tales und flexi­bles Arbeiten fördern und die BVK als attrak­tiven Arbeit­geber profi­lieren.

Das BKV-Konzept als Best-Prac­tice-Beispiel

Die Work­place-Experten präsen­tierten den Auftrag als ein „Best-Prac­tice-Beispiel“ und erklärten warum. Von Seiten des Auftrag­ge­bers gab es zunächst keinerlei Leit­planken. Mit ihrem Team konnten sie sich von Anfang an einbringen und auch die Nutzer, also die Mitar­beiter, in die Planung einbe­ziehen. Insge­samt legte der Vorstand, ihren Worten zufolge, viel Wert auf eine gründ­liche Analy­se­phase. Wichtig dabei waren Abstim­mungen über die Vision und die Unter­neh­mens­werte, aber auch über bestehende und künf­tige Büro­struk­turen und Arbeits­weisen. „Diese Vorar­beit ist die Voraus­set­zung für ein lang­fristig funk­tio­nie­rendes Konzept“, fasste Ifige­neia Soula zusammen. Die Ergeb­nisse auf dem Weg dorthin ermit­telten die Berater über verschie­dene Work­shops, Vor-Ort-Bege­hungen und Mitar­bei­ter­um­fragen.

Dem direkten Austausch mit den Menschen und der Kunst des „aktiven Zuhö­rens“ wies die Bereichs­lei­terin einen beson­ders hohen Stel­len­wert zu. „Wir als Berater müssen ganz genau wissen, welche Bedürf­nisse, Ängste und Wünsche die einzelnen Stake­holder mit dem Vorhaben verbinden. Unser Ziel ist es, diese Punkte in eine konstruk­tive Planung zu über­führen. Auf diese Weise erstellen wir maßgen­schnei­derte Konzepte, die best­mög­lich zu dem jewei­ligen Unter­nehmen passen und es für seine Anfor­de­rungen in der Zukunft stärken.“ Diese liegen u.a. im oft zitierten Fach­kräf­te­mangel, der inzwi­schen auch in der Arbeit der Planer eine große Rolle spielt.

Arbeits­welten als Begeg­nungs- und Wohl­fühlorte

Marco Wagner wies darauf hin, dass die Erwar­tungs­hal­tung der jüngeren Gene­ra­tion gegen­über der Arbeits­um­ge­bung eine völlig andere ist als noch vor zehn Jahren. Darauf müssten Unter­nehmen in Zeiten des Fach­kräf­te­man­gels reagieren, wollen sie weiterhin als attrak­tive Arbeit­geber wahr­ge­nommen werden.

„Das Büro ist schon lange nicht mehr das klas­si­sche Büro, sondern viel­mehr ein Ort der Begeg­nung und Kommu­ni­ka­tion, an dem sich alle Mitar­beiter wohl­fühlen sollen. Wir legen deshalb den Fokus auf ein ideales Arbeits­um­feld mit einer Viel­falt von Raum- und Möbel­mo­dulen für jede Art von Tätig­keit.“

An den Vortrag schloss sich eine rege Diskus­sion an. Nach­fragen bezogen sich vor allem auf die Einbin­dung von Perso­nalrat und Mitar­bei­tern, den Umgang mit Digi­ta­li­sie­rungs­themen und die nächsten Schritte im Change Manage­ment. Auf beson­ders große Reso­nanz stieß bei den Teil­neh­mern das Bild des „empa­thi­schen, aktiv zuhö­renden Bera­ters“, das im Verlauf der Veran­stal­tung noch mehrere Male zitiert wurde.